Rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowy kwalifikacyjne często są traktowane przez kandydatów, jako zło konieczne i najbardziej stresujący etap rekrutacji. Nie da się ukryć, iż niezależnie od tego, jak świetne posiadasz kwalifikacje, to właśnie podczas pierwszego spotkania masz jedyną i niepowtarzalną szansę by wywrzeć dobre wrażenie na przyszłym pracodawcy i przekonać go do zatrudnienia właśnie Ciebie. Nic dziwnego, że przed rozmowami stresują się nawet najbardziej kompetentni i doświadczeni menedżerowie. Ale bez obaw - z naszymi wskazówkami, na pewno sobie poradzisz!

Zorganizuj się – bądź przygotowany

• Musisz wiedzieć, gdzie dokładnie odbywa się spotkanie oraz jak na nie dotrzeć. Dzień wcześniej sprawdź, ile czasu zajmie Ci dojazd na miejsce, dodaj 20 minut na sytuacje awaryje - korki lub spóźnienie autobusu. Jeśli jedziesz autem, zapytaj o dostępność miejsc parkingowych.
• Weź ze sobą dane kontaktowe osoby, z którą się spotykasz. Zapamiętaj dokładnie jej imię i nazwisko oraz stanowisko. Pamiętaj, że kandydat, który na recepcji nie może sobie przypomnieć, z kim jest umówiony albo podaje nazwisko osoby, która w firmie nie pracuje, nie sprawia wrażenia osoby profesjonalnej i godnej zaufania.
• Dzień wcześniej wybierz strój na spotkanie - formalny/oficjalny, ale wygodny i najlepiej sprawdzony. Nie przesadzaj z intensywnymi kolorami, deseniami, dodatkami i makijażem. Dobre pierwsze wrażenie jest bardzo istotne!
• Przeczytaj jeszcze raz swoje CV i wymagania na stanowisko, o które się ubiegasz. Dopasuj do siebie te dwa elementy, tak abyś mógł przekonać rekrutera, że jesteś odpowiednim kandydatem.
• Przejrzyj wcześniej przygotowane przez Ciebie informacje o firmie i branży. Pamiętaj o ostatnich istotnych wydarzeniach, artykułach na temat działalności pracodawcy, branżowych czasopismach i forach internetowych.
• Połóż się wcześnie spać, aby na rozmowie być wypoczętym i zaangażowanym.

Pierwsze wrażenie

• Bądź na miejscu 5-10 minut przed czasem. Przychodzenie o wiele za wcześnie nie tylko jest w złym tonie, ale też bezczynne siedzenie na recepcji przez pół godziny sprawi, że tylko dodatkowo się zestresujesz. Lepiej pójdź na krótki spacer wokół budynku, aby odetchnąć przed rozmową.
• Wejdź w rolę profesjonalnego i zaangażowanego kandydata jeszcze przed wejściem do bodynku.
• Pamiętaj, że każdy - od recepcjonisty do dyrektora zarządzającego - może pośrednio lub bezpośrednio wpłynąć na finalny wybór kandydata. Dlatego do każdego należy odnosić się uprzejmie i z szacunkiem.
• Na miejscu zostaniesz przedstawiony swoim rozmówcom. Patrz na nich podczas przywitania, wyraźnie i pewnie przedstaw się. Zdecydowanie podaj rękę, uśmiechaj się i uważnie zapamiętaj imiona rozmówców, tak abyś mógł się do nich zwrócić podczas rozmowy.
• Usiądź, gdy zostaniesz poproszony o zajęcie miejsca. Zachowaj naturalną pozycję ciała, nie przesadzaj jednak ze zbyt luźną pozycją. Zachowuj się tak, jakbyś odbywał spotkanie z klientem lub partnerem biznesowym.
• Jeżeli razi Cię słońce lub krzesło jest chwiejne, powiedz o tym otwarcie. Nie dopuszczaj do sytuacji, w której taka rzekoma drobnostka skutecznie dekoncentruje Cię podczas rozmowy.
• Nie baw się długopisem, włosami, nie stukaj palcami w blat stołu – takie zachowanie jest oznaką zdenerwowania.
• Zacznij rozmowę. Dobrą praktyką jest powiedzenie czegoś miłego, np. pochwalenie siedziby firmy, uprzejmej obsługi pracowników recepcji - cokolwiek, ale z umiarem.
• Bądź zrelaksowany i serdeczny. Staraj się głęboko oddychać i pamiętaj, że rozmówca to też człowiek. Utrzymuj kontakt wzrokowy, uśmiechaj się, precyzyjnie odpowiadaj na pytania. Jeżeli jesteś bardzo zdenerwowany, to powiedz o tym otwarcie. Lepiej okazać lekkie zdenerwowanie niż zbytnią pewność siebie.
• Nie kłam i nie koloryzuj. Jeśli zaczniesz plątać się w wyjaśnieniach na temat kwalifikacji czy poprzedniej pracy, to znacznie zmniejszasz swoją szansę na otrzymanie pracy.

Pytania do Ciebie

• Rozluźnij się – wyobraź sobie, że rozmawiasz ze znajomym.
• Słuchaj. Wydaje się to oczywiste, jednak w stresującej sytuacji zdarza się, że zamiast na pytaniach koncentrujemy się na własnych emocjach. Jeśli nie dosłyszałeś pytania, poproś o jego powtórzenie. Odpowiadaj pełnymi zdaniami, jasno i konkretnie.
• Zanim odpowiesz na trudne pytanie, zastanów się nad odpowiedzią. Dzięki temu zyskasz większą pewność siebie. Nie klucz, jeśli nie rozumiesz, o co pyta rozmówca. Jeśli na jakieś pytanie nie znasz odpowiedzi, powiedz to i poproś o doprecyzowanie.
• Mowa ciała pokazuje, na ile pewnie się czujesz w swojej dziedzinie. Jeśli podchodzisz z entuzjazmem do tego, co mówisz, uśmiechasz się i pozwalasz rękom na naturalną - ale nieprzesadzoną - gestykulację, sprawisz wrażenie osoby pewnej siebie.
• Kiedy mówisz o swoim obecnym pracodawcy, używaj sformułowania my/ nasza firma zamiast oni. Będzie to świadczyło to o Twoim zaangażowaniu w pracę.
• Patrz na osobę, do której się zwracasz, ale nie pamiętaj również o pozostałych rozmówcach.
• Jeżeli powiedziałeś coś, czego nie miałeś na myśli i obawiasz się, że może to zaprzepaścić Twoją szansę, po prostu skoryguj to poprzez powtórne przedstawienie zagadnienia i wyjaśnienie, co naprawdę chciałeś wyrazić. Nie wycofuj się - to może być Twoja jedyna szansa.
• Bądź rzeczowy i szczery odnośnie swoich mocnych i słabych stron. Pokaż, że traktujesz swoje słabości jako cechy, które usiłujesz udoskonalić.
• Pochwal się swoją wiedzą i doświadczeniem. Unikaj jednak cytowania zapamiętanych wcześniej zdań i frazesów, gdyż nie zabrzmią przekonująco.
• Jeśli zostaniesz zapytany o poprzedniego czy obecnego pracodawcę, odpowiadaj możliwie jak najbardziej obiektywnie. Nie narzekaj, nie krytykuj i nie oskarżaj. Na pytania związane z konkretnym stanowiskiem, odpowiadaj jasno i zwięźle. Pamiętaj jednak, by nie wyjawiać zbyt wiele szczegółów. Kandydat, który zdradza poufne informacje na temat działalności firmy nie zostanie oceniony jako godny zaufania.

Cztery klasyczne typy pytań selekcyjnych

Najczęściej stosowane na rozmowych kwalifikacyjnych są cztery typy pytań selekcyjnych. Na początku spotkania zawsze pojawiają się pytania nawiązujące do CV, związane z doświadczeniem kandydata, jego umiejętnościami, zakresem obowiązków na wcześniejszych stanowiskach, powodami zmiany pracodawcy itd. Pytania tego typu wymagają konkretnych odpowiedzi, ponieważ CV zawiera w sobie fakty, które są weryfikowalne. Staraj się unikać odpowiedzi przesadnie eksponujących zalety i osiągnięcia, niejasnych, subiektywnych.

W drugiej kolejności pracodawca zazwyczaj chce, abyś przedstawił swoje mocne strony i ocenił dotychczasowe dokonania. Dlatego zadaje tzw. pytania samooceniające, np.: Jaka jest twoja największa zaleta? Czy możesz opowiedzieć mi o twórczych działaniach z twoim udziałem? Jakie miejsce w organizacji chciałbyś zajmować za 3 lata?

Trzeci typ pytań odnosi się do reakcji ludzi w odpowiedzi na różnego rodzaju sytuacje. Pytania sytuacyjne mają na celu określenie, jakie podejmujesz działania i jak je oceniasz. Mają postać rozmaitych hipotetycznych scenariuszy, które mogą pojawić się w przyszłości. Typowe pytania to: W jaki sposób radzisz sobie z konfliktami w zespole? Jak poradzisz sobie z niezadowoleniem klienta, kiedy firma znacząco podniesie ceny? Na tego typu pytania najlepiej odpowiadać odwołując się do rzeczywistych sytuacji, które miały miejsce w przeszłości.

Na końcu, nieliczni pracodawcy lubią sprawdzić wytrzymałość kandydata, zadając mu pytanie z serii stresujących, np.: Do którego z amerykańskich prezydentów możesz się porównać? Pytania stresujące mają na celu ocenę zachowań emocjonalnych, kreatywności i działania pod presją. Najlepszą metodą radzenia sobie z tego typu pytaniami jest zachowanie spokoju i udzielenie ostrożnej odpowiedzi. Pamiętaj, że poczucie humoru działa na Twoją korzyść podczas procesu rekrutacji, jedynie jeżeli zachowasz rozwagę.

Nawet jeśli jesteśmy w stanie przewidzieć większość pytań, to zapamiętywanie kilkunastu szablonowych odpowiedzi jest co najmniej niepraktyczne. Najlepszą strategią jest przemyślenie odpowiedzi na pytania dotyczące kwalifikacji, celów zawodowych, powodów rozważania zmiany pracy i udzielanie szczerych odpowiedzi. Jeżeli nie znasz odpowiedzi na pytanie to powiedz to wprost albo daj sobie czas do namysłu.

Pytanie do współrozmówcy

Rozmowa kwalifikacyjna zamieni się w przesłuchanie albo monolog, jeżeli nie zadasz kilku pytań. Pytania ze strony kandydata są podstawą udanej rozmowy, ponieważ świadczą o Twoim zaangażowaniu, pomagają sprecyzować Twoje rozumienie kultury firmy, jak również stanowiska i obowiązków. W dodatku pytania, które zadajesz, podkreślają Twoją umiejętność zgłębiania tematu i zmuszają pracodawcę do ujawnienia bardziej szczegółowych informacji o stanowisku.

Pytania są szansą na zademonstrowanie entuzjazmu i zainteresowania pracą. Niektóre pytania zapewne nasuną Ci się w trakcie rozmowy, jednak dobrze przygotować sobie także kilka pytań wcześniej, np.:

• Jaki typ osób pracuje w danym dziale?
• Jakie są powody powstania wakatu – poprzednik odszedł/ nowe stanowisko?
• Jaki wpływ na moją rolę w firmie będą mieli współpracownicy?
• Jakie szkolenia i kursy organizuje firma?
• Co będzie należało do moich głównych obowiązków?
• W jakich projektach będę brał udział?
• Jakie interakcje występują z innymi działami, dostawcami lub klientami firmy?
• Jakie plany rozwoju ma firma – jak to wpłynie na moją rolę?
• Jaki jest najważniejszy cel działu w najbliższym czasie?
• Jakie są role w zespole?

Pytania tego typu nie tylko pozwolą odkryć cele i priorytety organizacji, ale również wskażą współrozmówcy Twoje zaangażowanie.

Podsumowanie

• Pod koniec rozmowy Twój rozmówca może wyjaśnić następne etapy procesu rekrutacji. Jeżeli tak się nie stanie, zapytaj o to. Spróbuj także dowiedzieć się, kiedy możesz oczekiwać odpowiedzi, ale nie naciskaj.
• Przy pożegnaniu podziękuj za rozmowę i poświęcony czas oraz uściśnij dłoń.
• Pamiętaj, aby pożegnać się z każdą osobą, z którą zamieniłeś słowo.

Rozmowa kwalifikacyjna, a co potem?

• Wykonaj telefon do swojego konsultanta ds. rekrutacji i daj mu znać, jak Ci poszło. W razie potrzeby skontaktuje się z pracodawcą, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości czy niejasności, które się pojawiły na rozmowie. 
• Niektóre osoby prowadzące spotkanie mogą dać Ci bezpośredni numer telefonu, na wypadek jakichkolwiek dalszych wątpliwości. Skorzystaj w razie potrzeby, ale go nie nadużywaj. Odczekaj tydzień lub do wyznaczonego terminu zakończenia rekrutacji. 

50 najczęstszych błędów na rozmowie kwalifikacyjnej

• Przyjście o wiele za wcześnie.
• Spóźnienie.
• Zapalenie papierosa tuż przed rozmową i nieodświeżenie oddechu.
• Wyrażanie się źle o swoim byłym lub aktualnym pracodawcy.
• Nieutrzymywanie kontaktu wzrokowego z rozmówcą.
• Kłamanie na temat swoich umiejętności i doświadczenia.
• Nieodpowiedni ubiór.
• Obfite spryskanie się przed rozmową perfumami.
• Noszenie okularów przeciwsłonecznych.
• Noszenie słuchawki Bluetooth w uchu.
• Brak wiedzy na temat pracodawcy.
• Brak entuzjazmu.
• Pytanie o wynagrodzenie na samym początku rozmowy.
• Pytanie o dodatkowe bonusy i dodatki pozapłacowe za wcześnie.
• Nieznajomość treści własnego CV.
• Brak dodatkowej kopii CV lub portfolio własnych prac.
• Nieodpowiadanie na pytania rekrutera.
• Nieumiejętność wyjaśnienia, jak posiadane kwalifikacje przydadzą się na stanowisku.
• Brak pytań do rekrutera.
• Zadawanie zbyt wielu pytań.
• Nieprzygotowanie do odpowiedzi na podstawowe pytania.
• Mówienie źle o byłych współpracownikach.
• Przerywanie rozmówcy.
• Niezadbanie na czas rozmowy zdalnej (wideoczatu, telefonicznej) o komfortowe i ciche miejsce.
• Ziewanie.
• Sprawdzanie godziny na zegarku.
• Przyjście na rozmowę ze znajomym lub kimś z rodziny.
• Żucie gumy.
• Zabawa długopisem, wizytówką, włosami.
• Głośne śmianie się, przesadzone reakcje.
• Powtarzanie ”eee”, "yyy", "hmmm”.
• Sprawdzanie wiadomości lub powiadomień na telefonie w trakcie rozmowy.
• Zbyt słabe lub zbyt mocne uściśnięcie ręki przy powitaniu .
• Bycie nadmiernie pewnym siebie lub sztucznie skromnym.
• Bycie niemiłym wobec rozmówców.
• Bycie niegrzecznym w stosunku do innych osób w biurze.
• Zajęcie miejsca zanim nie zostało się o to poproszonym.
• Narzekanie, iż musiało się czekać na rozmówcę.
• Narzekanie na cokolwiek.
• Bycie zbyt przyjaznym i dowcipnym.
• Siedzenie podczas rozmowy w nakryciu głowy.
• Pokazywanie wizytówek obecnych klientów.
• Mówienie za dużo.
• Sprawdzanie notatek, w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie.
• Zapominanie nazwy firm, dla których pracowałeś w przeszłości.
• Zapominanie nazwy firmy, w której starasz się o pracę.
• Mówienie rozmówcy, że naprawdę potrzebujesz pracy lub potrzebujesz pieniędzy.
• Brak podziękowania za rozmowę.
• Zostawienie włączonego telefonu komórkowego.
• Garbienie się lub siedzenie sztywno na krześle.

Hays w social mediach