Komunikacja wewnętrzna jest kwestią coraz częściej poruszaną przez pracodawców oraz specjalistów ds. HR. Temat ten stał się szczególnie kluczowy na przestrzeni ostatnich lat, które dla większości firm upłynęły pod znakiem pracy zdalnej i hybrydowej. Wówczas wiele organizacji było zmuszonych w krótkim czasie uruchomić właściwe kanały do komunikacji on-line z oraz pomiędzy zatrudnionymi. Obecnie nadal duża część firm, w tym duże korporacje, praktykuje elastyczne modele pracy. Jak połączyć to z jakościową komunikacją wewnętrzną?

Stały przepływ informacji w firmach jest niezwykle ważny. Pozwala bowiem na skuteczną współpracę i wpływa na zaufanie zatrudnionych do pracodawcy. Aspekt komunikacyjny okazuje się szczególnie istotny w przypadku dużych organizacji, posiadających liczne i różnorodne zespoły, pracujące zdalnie lub hybrydowo.

Szansa, ale i wyzwanie

Zmiany ostatnich lat i postęp technologii sprawiły, iż komunikacja w dużej mierze została przeniesiona do świata cyfrowego. Z jednej strony umożliwia to szybkie dotarcie do wszystkich pracowników i pozwala na wymianę informacji oraz wiedzy bez konieczności organizowania spotkań w biurze. Z drugiej jednak, stanowi niemałe wyzwanie dla środowisk korporacyjnych. Duże firmy, mające rozbudowane struktury, stoją bowiem przed koniecznością wdrażania najlepszych praktyk komunikacyjnych oraz coraz to nowszych, bardziej intuicyjnych narzędzi. Takich, dzięki którym możliwe będzie przekazywanie informacji nie tylko w obrębie zespołów, ale również wszystkich filii organizacji.

Dla tak dużych firm jakościowa i systematyczna komunikacja wewnętrzna to podstawa. Istnieje bowiem wiele informacji do przekazania – od zmian i inicjatyw, przez szkolenia, aż po możliwości rozwoju i sukcesy. Ważne jest zatem, aby odpowiednio nią zarządzać.

Jak zadbać o jakościową komunikację wewnętrzną?

Ostatnimi czasy popularną metodą komunikowania zmian czy inicjatyw w dużych firmach są komunikaty video lub cykliczne newslettery, zastępujące liczne maile lub długie spotkania. Umożliwiają one przekazywanie najważniejszych informacji najczęściej przez członków kadry zarządzającej, co może poniekąd wpłynąć na wzmacnianie autorytetu i zaufania do nich. Wysyłanie informacyjnych lub podsumowujących filmów jest szczególnie cenne w przypadku organizacji pracujących w elastycznych modelach, które mogą utrudniać stacjonarne wizyty przedstawicieli firm we wszystkich filiach organizacji.

Nieodłączną częścią komunikacji wewnętrznej on-line jest także intranet, czyli wewnętrzna sieć internetowa dostępna wyłącznie dla pracowników firmy. Umożliwia dzielenie się z zatrudnionymi najnowszymi informacjami, wspólnymi dokumentami, ogłoszeniami czy ofertami transferów wewnętrznych. Często jest to także miejsce, w którym ulokowane są narzędzia niezbędne do codziennej pracy. Ze względu na to, iż jest to bardziej bierna forma komunikacji, ważne jest, aby intranet był zarządzany w taki sposób, aby pracownicy chętnie do niego zaglądali i systematycznie zapoznawali się ze wszelkimi aktualizacjami. Warto zatem ustawić go w urządzeniach służbowych jako stronę startową lub rozsyłać powiadomienia typu „push”, podsuwające najciekawsze informacje, dostosowane do filii i działu, w którym pracują zatrudnieni.

Budując podstawy jakościowej komunikacji wewnętrznej, należy także pamiętać o rzetelności, spójności i klarowności przekazu. Kluczowe jest również uwzględnienie potrzeb i oczekiwań pracowników, a zatem zadbanie o dwustronność komunikacji. Niezbędny jest także szybki czas reakcji – im szybciej określona (szczególnie wysoce istotna) informacja dotrze do pracowników, tym lepiej. Ważne jest też systematyczne obserwowanie tego, które z metod sprawdzają się najlepiej. Wówczas warto przeanalizować statystyki z intranetu lub przeprowadzić badanie satysfakcji zatrudnionych. Dzięki temu możliwe będzie jak najlepsze dostosowanie form komunikacji (dłuższe/ krótsze; pisane/ nagrane; szczegółowe/ ogólne) do profilu i oczekiwań pracowników.

Korzyści dobrej komunikacji wewnętrznej

Stały przepływ informacji to niezbędny element sprawnego funkcjonowania firm. Umożliwia budowę spójnej kultury organizacyjnej oraz wpływa na skuteczność przeprowadzanych procesów. Wzmacnia również zaufanie i lojalność wśród zatrudnionych oraz przybliża najlepsze praktyki lub sylwetki osób, z którymi nie zawsze jest okazja spotkać się na co dzień. Pracodawcy wykorzystujący jakościowe techniki komunikacji wewnętrznej mają również szansę na zwiększenie zaangażowania i produktywności pracowników.

Odkryj najnowsze trendy na rynku pracy. Pobierz Raport płacowy 2023.

Planujesz rekrutację? Zleć projekt, znajdziemy najlepszego specjalistę.

Piotr Niewieściuk

Senior Consultant w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn