Dlaczego warto zaprojektować proces onboardingu?

Blogs

Agnieszka Czarnecka

Większość ekspertów odpowiedzialnych za pozyskanie talentów, zaraz po zakończonej sukcesem rekrutacji zadaje sobie pytanie jak długo nowozatrudniony pracownik zostanie w firmie. Obserwacje rynku pracy pokazują, że cykl życia pracownika w organizacji jest coraz krótszy i bardziej dynamiczny. Z badań Hays wynika, że aż 42% pracowników przewiduje zmianę pracy w ciągu najbliższych 6 miesięcy. Czy sposób, w jaki pracownik jest wdrożony do organizacji, może pozytywnie wpłynąć na jego lojalność?

Jako powód rozważania zmiany miejsca zatrudnienia pracownicy najczęściej podają zarobki i dodatki pozapłacowe, brak możliwości rozwoju oraz lokalizację firmy. Ważnym czynnikiem jest również zły wizerunek pracodawcy, mający znaczenie dla 10% badanych. O ile wiele istniejących firm nie ma wpływu na lokalizację, a wysokość wynagrodzenia określają obowiązujące widełki płacowe, to możliwości rozwoju czy marka pracodawcy są bezpośrednio związane z procesem onboardingu – wdrożenia i komunikacją w organizacji. Składają się one bowiem na doświadczenia pracowników, które w kontekście rynku najlepszych kandydatów i wzrostu rotacji wyrastają na jedno z kluczowych zagadnień poruszanych przez praktyków HR.

Dlaczego onboarding jest ważny?

Pierwsze pół roku pracownika w firmie decyduje o pełnym powodzeniu rekrutacji. Od wdrożenia i procesu przejmowania odpowiedzialności zależy, czy nowozatrudniony pracownik zdecyduje się związać z firmą na dłużej. Podczas profesjonalnie przeprowadzonego wdrożenia pracownik powinien dowiedzieć się o obowiązujących procedurach i standardach, kulturze organizacyjnej, możliwościach rozwoju, ofercie pracodawcy, a także znaczeniu relacji w firmie.

Pozytywne doświadczenia pracownika w pierwszych dniach pracy przekładają się na wzrost jego efektywności, budowanie zaangażowania i lojalności, a także pomagają ograniczyć poziom stresu odczuwany przez nowozatrudnionych. Co więcej, dobrze zaprojektowany proces onboardingu wspiera budowanie dobrego wizerunku pracodawcy na rynku oraz wewnątrz organizacji. W rezultacie tych działań, łatwiejsze jest nie tylko pozyskanie kandydatów, ale też obniżenie rotacji poprzez wzmocnienie lojalności najlepszych pracowników.

Elementy procesu wdrożeniowego

Proces onboardingu zazwyczaj trwa od kilku dni do kilku miesięcy, w zależności od dojrzałości organizacji i poziomu skomplikowania roli oraz procesów wewnętrznych. Najefektywniejsze procesy wdrożeniowe to te, których długość determinowana jest zawartością merytoryczną. Zwykle pierwsze dni to typowe wdrożenie operacyjne, na które składają się takie elementy, jak przedstawienie struktury organizacyjnej, zasad obowiązujących w organizacji, procesów oraz zależności między działami i osób kontaktowych w różnych sytuacjach, a także przegląd narzędzi i systemów wykorzystywanych w pracy. Są to wszystkie obszary, których nieznajomość uniemożliwia lub znacząco utrudnia rozpoczęcie samodzielnej pracy.

W dalszej kolejności zaczynają się programy obejmujące bardziej szczegółowe zagadnienia, jak np. szkolenie stanowiskowe, z zakresu technologii i bezpieczeństwa itp. Cykl warsztatów indywidualnych i grupowych trwa czasem nawet przez rok od zatrudnienia. Poza umiejętnościami twardymi obejmuje też kompetencje miękkie jak przywództwo, komunikacja czy współpraca. Dojrzałe organizacje coraz większą uwagę przywiązują do budowania kultury opartej na wartościach, stąd w ramach onboardingu pojawiają się też warsztaty z zakresu realizacji wartości firmy w codziennej pracy.

Rodzaje onboardingu

W zależności od poziomu zaawansowania mówi się o trzech poziomach onboardingu. Poziom 1 – onboarding pasywny – to wdrożenie funkcjonalne, skoncentrowane na procedurach, czasami również na zadaniach i celach. Na tym poziomie nie poświęca się uwagi kwestii kultury organizacyjnej i relacjom obowiązującym wewnątrz firmy. Poziom 2 to high potential onboarding, obejmujący dodatkowo kulturę i relacje. Z kolei poziom 3 to onboarding proaktywny – systematycznie i strategicznie realizowany program, który konsekwentnie obejmuje wszystkie obszary.

Oczywiście idealnie byłoby realizować programy adaptacyjne na najwyższym, trzecim poziomie. Są to jednak procesy bardzo wymagające, angażujące zarówno zespoły HR, jak i przedstawicieli biznesu, pochłaniające mnóstwo czasu i energii. W związku z tym dla organizacji satysfakcjonujące jest optymalne realizowanie high potential onboarding, który zakłada realizację strategicznych, kluczowych założeń procesu adaptacji.

Od czego rozpocząć planowanie onboardingu?

Niezwykle ważne jest dobre zaplanowanie procesu pod kątem jego zawartości, osób odpowiedzialnych za realizację oraz dostępnych zasobów i czasu trwania. Warto skonsultować się z przedstawicielami biznesu a także przeprowadzić badanie wśród osób rozpoczynających pracę. Wyniki mogą dostarczyć cennych informacji o oczekiwaniach oraz skuteczności dotychczasowych działań wdrożeniowych.

Dodatkowo niezwykle istotne jest ustalenie kto powinien wziąć udział w procesie onboardingu. Nie jest to bowiem opcja ograniczona wyłącznie do nowozatrudnionych pracowników. Takie odświeżenie wiedzy może być cennym wsparciem dla rodziców wracających z urlopów macierzyńskich, pracowników po dłuższej nieobecności czy osób zmieniających miejsce w strukturze. Tego typu procesy mają też duże znaczenie w przypadku fuzji czy przejęć.

Równolegle kluczowe w projektowaniu działań adaptacyjnych jest budowanie wiarygodności i biznesowego uzasadnienia programów tego typu. Krótko mówiąc, kadra menedżerska musi dostrzegać wymierne korzyści wynikające z ich zaangażowania w onboarding. Dlatego też ewaluacja procesu i regularne monitorowanie wpływu na biznes mogą dostarczyć informacji kluczowych w projektowaniu onboardingu. Warto rozpocząć od ustalenia głównych celów programu w oparciu o potrzeby i oczekiwania biznesu, a następnie spojrzeć na dostępne możliwości i stworzyć elastyczne ramy procesu – jego formę, treść i czasu trwania.