Czym jest „intake meeting”?

Magdalena Kierwiak

Outsourcing procesu rekrutacyjnego niesie za sobą szereg korzyści. To przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów, łatwiejszy dostęp do sieci talentów czy bieżące wsparcie doświadczonych ekspertów HR. Kluczem do udanej współpracy z agencją rekrutacyjną jest jednak transparentna komunikacja zapewniająca zrozumienie potrzeb klienta. Z tego powodu, pierwszym i bardzo ważnym etapem otwierającym projekt, jest szczegółowa rozmowa, tzw. intake meeting.

Twoja firma zleciła rekrutację agencji, a Ty przygotowujesz się do pierwszego spotkania z konsultantem prowadzącym? Zastanawiasz się, jakie pytania może Ci zadać? Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, aby przygotować odpowiednie informacje, które ułatwią Waszą współpracę.

Czym jest intake meeting?

W świecie HR nazywa się tak spotkanie konsultanta agencji rekrutacyjnej z przedstawicielem firmy klienta, najczęściej menedżerem poszukującym pracownika do swojego zespołu (Hiring Manager). Pozwala ono na lepsze zrozumienie potrzeb organizacji, uzgodnienie szczegółów dotyczących zleconego procesu oraz rozwianie potencjalnych wątpliwości. Dzięki temu obie strony będą miały pewność, że projekt zakończy się sukcesem.

Jak może przebiegać rozmowa?

Choć to, jak dokładnie będzie wyglądać spotkanie zależy od danego rekrutera, dostępnego czasu czy specyfiki rekrutacji, to istnieje szereg elementów wspólnych dla wielu intake meetingów. Poniższe punkty to przykład tego, jak przebiega skuteczna rozmowa rekrutera agencji z menedżerem po stronie klienta.

1. Analiza stanowiska

Do właściwego zrozumienia projektu niezbędny jest dokładny opis stanowiska. Dobrze, aby konsultant otrzymał go wcześniej i jeszcze przed spotkaniem mógł się z nim zapoznać, przeanalizować oraz przygotować ewentualne pytania. Ułatwi to również weryfikację, czy opis stanowiska jest kompletny i zawiera wszystkie informacje, na którym zależy kandydatom.

Podczas spotkania warto ponownie wrócić do opisu i opowiedzieć konsultantowi coś więcej o roli i kontekście powstania wakatu – czy wynika on z naturalnego rozwoju zespołu, rotacji czy też dłuższej nieobecności pracownika.

Bardzo ważną dla rekrutera informacją jest też zakres obowiązków i wymagane od kandydata kompetencje. Aby móc później pozyskać osobę, która będzie pasowała również do kultury organizacyjnej firmy, dobrze jest też przedstawić informacje o zespole.

2. Poznanie oferty pracodawcy

Unique Selling Proposition (USP) to unikatowe elementy oferty, którą pracodawca kieruje do kandydatów i pracowników. Jest to obszar, o który konsultant zdecydowanie będzie chciał zapytać, ponieważ to właśnie wyróżniające się, konkurencyjne aspekty pracy mogą zachęcić specjalistów do udziału w rekrutacji. Menedżer może wówczas opowiedzieć o charakterystyce firmy i zespołu, potencjalnych ścieżkach rozwoju zawodowego, kulturze organizacyjnej czy też benefitach.

3. Ustalenie struktury rekrutacji

Kolejnym punktem spotkania może być rozmowa o tym, jak będzie wyglądał cały proces rekrutacyjny. Wówczas konsultant najprawdopodobniej opowie o standardach prowadzonych przez niego rekrutacji, a także zada pytania pomocnicze, w tym:

Ile będzie etapów rekrutacji?
Kto po stronie firmy weźmie udział w każdym z nich?
Jak długie będą te spotkania?
Czy odbędą się zdalnie, czy może stacjonarnie?
Czy są przewidywane jakieś zadania dla kandydatów (np. test analityczny albo przygotowanie case study)?

W przypadku wątpliwości czy też trudności w ustaleniu struktury rekrutacji, konsultant z pewnością posłuży dobrą radą. To właśnie on, jako łącznik pomiędzy pracodawcami i kandydatami, najlepiej rozumie potrzeby oraz preferencje każdej ze stron.

Dzięki informacjom zebranym na tym etapie spotkania, rekruter będzie mógł już podczas pierwszej rozmowy przekazać kandydatom szczegóły procesu tak, aby mogli do niego przystąpić z pełną świadomością kolejnych kroków.

4. Omówienie strategii

Podczas spotkania niezwykle ważne będzie także poruszenie tematu strategii pozyskiwania kandydatów. Bazując na doświadczeniu i znajomości rynku, konsultant zaproponuje wówczas szereg działań rekrutacyjnych i sourcingowych, przedstawiając m.in. kanały dotarcia do kandydatów zarówno „aktywnych”, jak i „pasywnych”. Ważnym punktem w późniejszej realizacji strategii będzie także harmonogram rekrutacji, planowana data zatrudnienia specjalisty oraz budżet przeznaczony na jego wynagrodzenie i benefity. Warto jest zatem, aby menedżer przygotował sobie te informacje jeszcze przed intake meetingiem.

Dobrze jest również zawczasu ustalić sposób i częstotliwość komunikacji z konsultantem, tak aby każda ze stron mogła liczyć na regularny feedback ułatwiający pracę nad projektem.

Co dalej?

Po spotkaniu konsultant, chcąc jak najlepiej przygotować się do rozpoczęcia działań rekrutacyjnych, spisuje i strukturyzuje informacje oraz ustalenia ze spotkania. Następnie wysyła je z prośbą o zatwierdzenie lub ewentualne doprecyzowanie. Kolejny krok to już oficjalne rozpoczęcie procesu.

Na koniec warto pamiętać o tym, że w rekrutacji bardzo ważna jest elastyczność. Jeżeli zatem już po pierwszych rozmowach z kandydatami konsultant wraca do rekrutującego menedżera z konkretnymi wnioskami, feedbackiem czy pytaniami ze strony aplikujących, to warto je dokładnie przeanalizować i odnieść się do nich tak, aby całość rekrutacji wyszła na plus.

Czasem może oznaczać to nawet lekkie zmiany w strategii czy źródle pozyskiwania pracowników, np. z uwagi na ograniczony talent pool, czyli małą dostępność odpowiednich ekspertów. Wówczas warto dodatkowo ustalić zakres potencjalnych ustępstw, np. w kontekście wymaganych lat doświadczenia czy umiejętności, które umożliwiłyby poszerzenie puli kandydatów.

Szukasz utalentowanych pracowników? Zleć rekrutację.

Chcesz ulepszyć Candidate Experience? Zobacz, jak możemy Ci pomóc.