Korzystanie ze wsparcia pracowników zewnętrznych stało się nieodłącznym elementem strategii biznesowej wielu organizacji prowadzących działalność na terenie Polski. Warto przy tym pamiętać, że nie ma tylko jednego rodzaju przepisów określających zasady współpracy firmy z zewnętrznymi ekspertami. Każda forma charakteryzuje się innym uregulowaniem prawnym, a także innym zakresem praw i obowiązków – firmy, ale również pracownika zewnętrznego. Z czym zatem wiążą się poszczególne formy współpracy i którą z nich wybrać?

Relacja organizacji z zewnętrznymi pracownikami może opierać się na trzech różnych scenariuszach i nie dość, że każdy z nich wymaga innego podejścia, to jeszcze często regulowany jest inną ustawą. Mnogość i zawiłość przepisów oraz częste zmiany w ustawie zasadniczej często prowadzą do nieświadomych błędów firm i potencjalnie również do poważnych konsekwencji. Każda firma dokonując wyboru formy współpracy z zewnętrznymi pracownikami, powinna przemyśleć charakterystykę aktualnej potrzeby rekrutacyjnej, planowany czas trwania współpracy, a także uwarunkowania prawne poszczególnych rozwiązań. Firmy mogą skorzystać z trzech form współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

1. Zakup usług czyli szeroko pojęty outsourcing

Zasada działania outsourcingu często opiera się na wydzieleniu części procesu, kompetencji lub zadania i zleceniu wykonania go dostawcom usług. W tym przypadku podmiot zewnętrzny przejmuje całościową lub częściową odpowiedzialność za wynik dostarczonej usługi. Najprostszym przykładem takiej relacji może być firma księgowa. Nie wynajmujemy osoby do rozliczania faktur tylko płacimy za usługę ich rozliczenia. Nie interesuje nas wtedy jakim nakładem zrobi to firma – ile ludzi w tym uczestniczy, jakie koszty ponosi firma, jakich technologii i sprzętów używa – płacimy wyłącznie za pożądany i określony w umowie efekt.

Outsourcing z powodzeniem stosowany jest w bankowości, IT, inżynierii, centrach usług wspólnych i wielu innych. Kluczowym elementem przy zawieraniu umowy na outsourcing usług jest szczegółowe określenie zakresu odpowiedzialności. Musimy pamiętać, że w Polsce istnieje Kodeks spółek handlowych, który nie reguluje w pełni czynności handlowych, a Kodeks cywilny również nie normuje tych czynności w wystarczającym zakresie. Im bardziej szczegółowa oferta, tym mniej miejsca na interpretacje. Dzięki temu, w przypadku sporu sądowego firmy z usługodawcą, łatwiej będzie o rozstrzygnięcie roszczenia na korzyść usługobiorcy. Ważnym jest zdefiniowanie poziomu odpowiedzialności zarówno pod kątem zadań związanych z usługą, ale też umownej odpowiedzialności finansowej z tytułu nienależytego wykonania usługi. Im mniej pozostawimy do interpretacji, tym większa szansa na otrzymanie dokładnie tego, czego oczekujemy od outsourcingu.

2. Współpraca z ekspertem czyli freelancing, kontrakty menedżerskie i B2B

Jest to forma współpracy, w której osoba prywatna lub prawna nawiązuje relację z firmą w celu świadczenia pracy lub usługi, lecz nie jest jej pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy. Podobnie jak w przypadku zakupu usług, tutaj również obowiązuje Kodeks cywilny, co daje firmie swobodę w zawieraniu dowolnych (zgodnych z prawem) i obopólnie zaakceptowanych zapisów umowy. Dla wielu pracodawców taka forma współpracy jest niezwykle pożądana, ponieważ gwarantuje elastyczność, oszczędność i czasami również lepszą kontrolę nad jakością pracy.

Z punktu widzenia kontraktorów posiadających cenne i unikalne kompetencje, elastyczna forma współpracy jest często pożądana alternatywą dla tradycyjnego zatrudnienia. Dla ekspertów w swojej dziedzinie jest ona bowiem gwarancją wyższych zarobków i większej niezależności w dobieraniu przyjmowanych zleceń. Taka forma współpracy została przewidziana przez ustawodawcę w celu zapewnienia organizacjom łatwiejszego dostępu do kompetencji na stosunkowo krótki czas, bez potrzeby ich zatrudniania. 

Należy pamiętać, że tego typu relacja nie możne nosić znamion umowy o pracę. Co to oznacza? Artykuł 22 Kodeksu pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umowami cywilnoprawnymi. Osoba, która „zobowiązuje się do wykonania pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę” tak naprawdę wykonuje swoje obowiązki w oparciu o umowę o pracę. Dlatego też jeśli kontraktor, freelancer lub zleceniobiorca ma obowiązek cyklicznie przebywać w określonym miejscu, o określonym czasie i wykonywać polecenia pracodawcy, to w rzeczywistości są pracownikami etatowymi. W przypadku ustalenia przez odpowiedni organ stosunku pracy jako inny niż zawarty, może to zostać potraktowane jako próba obejścia prawa. W tej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany wypłacić wszystkie zaległe składki, urlop i inne świadczenia, wynikające z Kodeksu pracy, wraz z należnymi odsetkami. Najprawdopodobniej firma będzie również zmuszona zapłacić mandat lub w niektórych przypadkach może dojść do konsekwencji prawnych. Dlatego też bardzo wiele organizacji korzysta z usług firm doradczych w celu minimalizowania ryzyka i zapewnienia zgodności z literą prawa.

3. Praca tymczasowa czyli pracownik zatrudniony na określony czas

W tym przypadku zasady współpracy są regulowane przez Ustawę o pracy tymczasowej. Praca tymczasowa daje pracodawcy więcej elastyczności w kontekście czasu trwania umowy, okresu wypowiedzenia i ewentualnego rozwiązywania umowy. Narzuca jednak limit czasowy trwania takiej współpracy. Aby móc zatrudniać pracowników tymczasowych, należy korzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Wyłącznie firma zgłoszona w Wojewódzkim Urzędzie Pracy jako agencja pracy tymczasowej może świadczyć usługi delegowania pracowników do pracy u tzw. pracodawcy użytkownika. 

Warto pamiętać, że pracownik tymczasowy może być pracownikiem tymczasowym u jednego pracodawcy użytkownika nie dłużej niż 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy. Po tym czasie pracodawca użytkownik może albo zaoferować pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony lub zakończyć współpracę. Tutaj również należy pamiętać, że korzystanie z tej formy zatrudnienia musi być uzasadnione. To pracodawca użytkownik musi, w przypadku kontroli, udowodnić zasadność takiej umowy.

Jako akceptowalne podstawy tej formy zatrudnienia uznaje się:

• skokowy i krótkotrwały wzrost wolumenu pracy (np. okres przedświąteczny, koniec roku finansowego itd.);
• zastępstwa krótko- i średnioterminowe;
• migrację lub restrukturyzację przedsiębiorstwa;
• wdrażanie nowych projektów lub produktów.

We wszystkich przypadkach – szczególnie w przypadku braku praktyki określonej formy współpracy – warto korzystać z pomocy firm doradczych. Zawiłości prawa, częste zmiany zapisów i ich interpretacji powodują, że praca zewnętrzna, pomimo swej atrakcyjności dla pracodawców i zleceniodawców, może być przyczyną nieprawidłowości i problemów, jeśli ryzyko nie jest odpowiednio zarządzane.

Bartosz Dąbkowski

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn