Jednym z najważniejszych elementów dla pracowników jest informacja zwrotna od przełożonego. Dzięki niej możliwe jest osiąganie lepszych wyników i efektywna współpraca z resztą zespołu. Aby udzielać konstruktywnego feedbacku, należy jednak wiedzieć, jak budować przekaz, aby był wartościowy dla pracowników. O czym powinien pamiętać szef zespołu, chcący skutecznie komunikować się z podwładnymi?

Dobry lider powinien wiedzieć, że jakość informacji zwrotnej ma wpływ na dalsze postępy pracownika i jego rozwój zawodowy w strukturach firmy. Dzięki niej podwładny może zyskać wiedzę na temat swoich mocnych i słabych stron, a także tego, w jaki sposób może udoskonalać obszary wymagające poprawy. Zatem, jak należy konstruować feedback, aby był on cenny i skuteczny?

1. Postaw na regularną komunikację

Aby spostrzeżenia i wskazówki, które przekazujesz swoim podwładnym, były skuteczne, pamiętaj, aby rozmawiać z pracownikami regularnie. Indywidualnie ustal cykliczne spotkania, aby móc na bieżąco śledzić postępy i niepowodzenia każdego z członków zespołu. Dzięki temu nie tylko okażesz swoje wsparcie i szczere zainteresowanie podwładnymi, ale również zminimalizujesz prawdopodobieństwo wystąpienia większych przeszkód w pracy w przyszłości. Szybsze reagowanie na sytuację i odwoływanie się do ostatnich wydarzeń pozwoli bowiem na sprawniejsze podjęcie działań naprawczych.

2. Pamiętaj o szczerości

Choć rozmowa o trudnościach i niepowodzeniach, które spotkały pracownika, może być dla niego nieprzyjemna, to warto pamiętać, że jest równie potrzebna, co pochwała za osiągnięcie sukcesu. Szczera rozmowa nie tylko będzie bardziej skuteczna niż krótka pozytywna lub negatywna uwaga, ale również może stanowić dodatkową motywację dla pracownika.

3. Zawieraj przykłady

Rozmawiając z pracownikami o wynikach ich pracy, postępach lub niepowodzeniach, pamiętaj, aby każdorazowo odwoływać się do przykładu. Możesz wspomnieć o konkretnym zachowaniu podwładnego lub o etapie zadania, które wykonywał. Dzięki temu informacja będzie bardziej zrozumiała, a pracownikowi łatwiej będzie ustosunkować się do Twoich uwag.

4. Odwołuj się do korzyści i konsekwencji

Feedback nawiązujący do korzyści płynących z ulepszenia danego obszaru może stanowić dodatkową motywację dla pracowników. Formułuj zatem swoje uwagi w taki sposób, aby podwładny wiedział, jakie potencjalne zyski będzie miało podjęcie danego działania. Możesz również opowiedzieć mu o zagrażających konsekwencjach, które mogą pojawić się w przypadku zbagatelizowania problemu. Dzięki temu pracownik zrozumie szerszy kontekst zagadnienia i to, jaki pożytek ma udoskonalanie swoich działań.

5. Dawaj bezpośredni feedback

Informacja zwrotna, której udzielasz pracownikowi, może być lepiej odebrana, jeśli zadbasz o jej jakość i spersonalizowanie komunikatów. Postaraj się zatem stworzyć feedback dopasowany do danej osoby, który przekażesz podwładnemu bezpośrednio. Pamiętaj więc, aby korzystać ze sformułowań typu: „Proponuję […]” czy „Jako menedżer chciałbym/ chciałabym, abyś […]” zamiast „Firma oczekuje od ciebie […]”. Będzie to dowodem Twojej autentyczności i niezależności, co może zwiększyć zaufanie, jakim darzy Cię pracownik.

6. Bądź zwięzły

Wartościowa informacja zwrotna to również taka, która jest klarowna i zwięzła. Zwróć zatem uwagę na to, aby Twoje komunikaty były jasne i krótkie, a jednocześnie treściwe. Dzięki temu pracownik lepiej zrozumie, co masz do przekazania i, dzięki skonkretyzowanemu przekazowi, łatwiej będzie mu podjąć pierwsze próby udoskonalania danych obszarów swojej pracy.

7. Przekazuj informacje w osobności

Należy również pamiętać, że nie wszyscy pracownicy czują się komfortowo w obliczu otrzymywania feedbacku na forum publicznym. W związku z tym każdorazowo ustalcie z podwładnym miejsce i czas indywidualnej rozmowy. Dzielenie się informacją zwrotną na osobności ma wiele korzyści. Może bowiem zminimalizować stres oraz ułatwić pracownikowi przyswojenie informacji i otwarcie się na szczery dialog.

8. Nie oceniaj

Cenna informacja zwrotna może zawierać krytykę, ale tylko konstruktywną. Pamiętaj, aby dokładnie wytłumaczyć pracownikowi, co masz na myśli i okaż mu wsparcie. Zwróć uwagę na to, aby Twoje wypowiedzi nawiązywały do przyszłości i stanowiły poradę w kontekście dalszych działań. Spróbuj wyważyć przekaz, pamiętając jednocześnie o szczerości. Dzięki temu nie zdemotywujesz podwładnego, a ten, z nową wiedzą chętniej podejmie się kolejnych wyzwań.

Udzielając feedbacku, pamiętaj również, aby nie oceniać pracownika, a jedynie analizować jego działania. Każdy popełnia błędy, a zatem warto podejść do sprawy w sposób wyrozumiały. To pozwoli na utrzymanie partnerskich relacji, opartych na zaufaniu.

Dlaczego udzielanie informacji zwrotnej jest tak ważne?

Dzielenie się z pracownikami informacją zwrotną na temat ich sukcesów i niepowodzeń jest kluczowe w skutecznej współpracy i utrzymywaniu partnerskich relacji. Szczera komunikacja nie tylko zminimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia nieporozumień, ale także może pomóc pracownikom w osiąganiu lepszych wyników. Ponadto zatrudniony, otrzymujący wsparcie i czas przełożonego, może wykazywać się większą otwartością w miejscu pracy i chcieć pozostać w firmie na dłużej.

Doskonalenie umiejętności dawania wartościowego feedbacku ma również korzyści dla szefa zespołu. Pomaga to m.in. w poszerzaniu kompetencji miękkich, niezbędnych w zarządzaniu zespołem, a także buduje umiejętność wywierania wpływu. Lider potrafiący analizować zachowania swoich pracowników i rozmawiać z nimi na ten temat, ma większą szansę zostania odebranym jako autorytet, z którego warto brać przykład.

Skuteczna komunikacja to tylko jeden z elementów dobrej atmosfery w pracy. Przeczytaj, co jeszcze możesz zrobić, aby pracownicy czuli się swobodnie i komfortowo w organizacji.

Rola dobrego lidera to także budowanie pewności siebie pracowników. Dowiedz się, co zrobić, gdy podwładnym brakuje odwagi.

Agnieszka Kolenda

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn