Produktywność, czyli stosunek efektów pracy do nakładów, m.in. czasu, niezbędnych do ich osiągnięcia, czy też prościej – wydajność na stanowisku pracy, to dla organizacji na całym świecie bardzo ważny wskaźnik. Efektywność kadr umożliwia bowiem osiąganie przez firmę lepszych wyników oraz wzrost jej rentowności i konkurencyjności. Z kolei dla pracowników wykazywanie się produktywnością może minimalizować poziom stresu i poprawić work-life balance, a także zwiększać szanse na rozwój czy też bonusy finansowe.

Jak wynika z analizy EY, w ostatnich latach produktywność w Polsce nie tylko rosła, ale i wskaźnik tego wzrostu był wyższy niż w krajach zachodnich, w tym Stanach Zjednoczonych. Wciąż istnieje pewne pole do poprawy, natomiast prognozy pokazują, że do 2027 roku wydajność pracowników będzie rosnąć, m.in. dzięki rozwojowi sztucznej inteligencji. Jak szefowie mogą urzeczywistnić ten pozytywny scenariusz i pomóc zatrudnionym zwiększyć swoją produktywność?

Wbrew kryzysowi produktywności

Organizacje na całym świecie mają świadomość, że produktywność na rynku pracy musi rosnąć. W obliczu dynamicznych zmian, celem jest robienie więcej i szybciej, jednak wciąż efektywnie. Dlaczego jest to tak ważne? Wysoka produktywność to jeden z głównych czynników napędzających rozwój biznesów i gospodarki. Im bardziej ambitnie cele, tym większa konieczność wprowadzenia realnych zmian z myślą o przyszłości.

Jak poprawić produktywność pracowników?

Zwiększanie wydajności osób zatrudnionych w firmie to proces wielowymiarowy i z pewnością długofalowy. Poznaj 5 kroków, które warto w tym procesie podjąć.

1. Zdefiniuj, co oznacza dla Twojej firmy produktywność

Choć o produktywności na rynku pracy bardzo często mówi się w ujęciu ogólnym, to warto się jej przyjrzeć w określonym kontekście, np. w zależności od branży, rodzaju czy też wielkości firmy.

Co za tym idzie, na początku drogi do większej produktywności należy odpowiednio ją zdefiniować. Czy wysoki poziom wydajności zawsze oznacza szybkość w działaniu? Jak ma się do tego ilość i jakość pracy? Może się okazać, że zamiast standardowych, dotychczasowych wskaźników KPI, lepiej wybrać nowe mierniki, np. bazujące nie na liczbie obsłużonych zapytań, a na informacji zwrotnej od kluczowych klientów.

2. Nie bój się reorganizacji

Warto upewnić się, czy produktywności pracowników w firmie nie pogarszają czasochłonne procedury, zbędne zadania, braki technologiczne lub długie procesy decyzyjne. W tym celu postaw na indywidualne spotkania z pracownikami i poproś ich o szczerą informację zwrotną na temat codziennej pracy – np. tego, co pochłania najwięcej ich energii. Pomoże to poznać osobiste potrzeby i trudności pracowników, a ostatecznie – być może wspólnie uprościć pewne procesy.

W toku rozmów może okazać się, że potrzebne będzie także przeorganizowanie komunikacji lub struktury pewnych zespołów. Dzięki strategicznemu poszukiwaniu pól do poprawy, możliwe będzie uwolnienie pełnego potencjału i wydajności zatrudnionych.

3. Zastanów się, co można oddelegować

Stałe, powtarzalne zadania, np. administracyjne to czasochłonny element pracy wielu osób, który długofalowo może negatywnie wpływać na ich koncentrację i motywację. Możliwe, że niektóre z tych zadań można wykonać szybciej z pomocą zaufanego narzędzia sztucznej inteligencji, np. chatbotów. Wówczas pracownikom łatwiej będzie skoncentrować się na podstawowym aspekcie ich pracy i osiągać jeszcze lepsze efekty dzięki wykorzystaniu unikatowych kompetencji miękkich.

Przed zautomatyzowaniem danego procesu, kluczowe jest jednak każdorazowe przeszkolenie pracowników z używania technologii oraz regularne zwiększanie ich świadomości zagrożeń cybernetycznych. Bez tych podstaw dalsza transformacja cyfrowa, którą obecny rynek poniekąd wymusza na firmach, będzie niemożliwa.

4. Doceniaj i inwestuj w rozwój pracowników

Osoby, które zauważą, że ich starania na rzecz poprawy produktywności są doceniane, z pewnością będą bardziej zmotywowane do dalszych działań. Co za tym idzie, warto regularnie chwalić pracowników, zapewnić im stałe wsparcie i mentoring, a także w miarę możliwości zaoferować dodatkową formę nagrody, np. lepsze możliwości rozwoju, większą elastyczność czasu lub miejsca pracy, dodatkowe dni wolne czy też bonusy finansowe.

Pozytywna, wspierająca atmosfera pozwoli poprawić morale pracowników i zmniejszyć ich rotację, a co się z tym wiąże – polepszyć wyniki organizacji.

5. Rozważ współpracę z zewnętrznymi ekspertami

Nie ulega wątpliwości, że produktywność w firmie opiera się na jej pracownikach. Jeśli zatrudnieni posiadają odpowiednie kompetencje, są właściwie wyszkoleni i zmotywowani, to zarządzanie ich produktywnością jest o wiele łatwiejsze. Problem pojawia się, gdy w organizacji panuje chaos i wyzwania związane z zarządzaniem, a kluczowe stanowiska wpływające na wydajność firmy pozostają nieobsadzone.

Dobrym sposobem na taki przestój jest skorzystanie ze wsparcia odpowiednich ekspertów. Może to oznaczać zarówno pozyskanie na pewien czas dodatkowych pracowników działających projektowo (elastyczne zatrudnienie zewnętrzne), jak i współpracę z agencją specjalizującą się w doradztwie HR lub rekrutacji. Pracujący w niej, doświadczeni konsultanci z pewnością pomogą przyspieszyć czasochłonne procesy HR – rekrutację, zatrudnienie, stworzenie i realizację strategii rozwoju pracowników, aby ułatwić późniejszą pracę nad produktywnością.

Elastyczność i analiza kluczem do sukcesu

Na koniec warto podkreślić, że do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów niezbędne będzie wykazywanie się elastyczną postawą, która umożliwi wprowadzanie zmian do procesu zwiększania produktywności. Pewne działania mogą okazać się mniej skuteczne lub zbyt obciążające. Aby nie dopuścić do nawarstwienia się problemów w tym zakresie, konieczne będzie regularne analizowanie postępów pracowników. W tym celu można postawić zarówno na zbieranie wymiernych danych, jak i rozmowy rozwojowe. Z czasem, dzięki odpowiedniemu zaangażowaniu całej organizacji na pewno uda się wypracować techniki i zasady, które wzmocnią efektywność firmy.

Potrzebujesz wsparcia w zwiększaniu produktywności swoich pracowników? Zobacz, jak możemy pomóc.

Myślisz o zleceniu część zadań zewnętrznym ekspertom? Dowiedz się, dlaczego nowoczesne formy zatrudnienia to dobry pomysł i zostaw to nam.