Wielu pracowników deklaruje, że miewa trudności z produktywnością. Utrzymywanie jej na zadowalającym poziomie może być szczególnie trudne w momencie nagromadzenia obowiązków zawodowych czy zdalnego modelu pracy, który niektórych może dekoncentrować. Tymczasem produktywność ma ogromny wpływ na osiągane wyniki, satysfakcję z ukończonych zadań i zarządzanie swoim czasem pracy. Jak można ją zwiększyć?

Produktywność jest niezwykle ważna w miejscu pracy, niezależnie od stanowiska, które zajmujesz. Warto pamiętać, że dzięki niej można pracować skuteczniej, a niekoniecznie więcej. Jeżeli masz problemy z produktywnym pełnieniem swoich obowiązków zawodowych, przeczytaj poniższe rady i dowiedz się, jak możesz to zmienić.

1. Planuj swój dzień

Aby zwiększyć produktywność, warto nauczyć się organizować swój dzień pracy. Zaplanuj wszelkie rutynowe zadania tak, aby najtrudniejsze z nich wykonać w godzinach, w których masz najwięcej energii. Satysfakcja ze skończenia danego projektu, nawet jeśli wymagał on skupienia i dużego nakładu pracy, sprawi, że chętniej podejmiesz się kolejnych zadań i utrzymasz swoją wydajność.

Pozostałe obowiązki, które nie wymagają aż tak wielkiego zaangażowania, zaplanuj na popołudnie – wielu pracowników deklaruje, że dobrą porą na dokończenie prostych zadań jest czas od godziny 15:00. Pomocnym może być także planowanie spotkań czy wideokonferencji. Posiadając wcześniej przygotowaną agendę, zapobiegniesz przedłużaniu się rozmów, a tym samym – spadkowi energii.

Pamiętaj, że planowanie wiąże się również z punktualnością. Postaraj nie spóźniać się na spotkania, zaczynać pracę o wyznaczonym czasie i unikać pracy w nadgodzinach. Dzięki rozsądnemu rozplanowaniu dnia łatwiej będzie Ci utrzymać skupienie i produktywność, a także zarządzać swoimi zadaniami.

2. Dotrzymuj słowa

Po otrzymaniu zadania, które nie ma sprecyzowanej daty końcowej, zastanów się, ile czasu potrzebujesz na jego wykonanie. Po ustaleniu potencjalnego końca projektu zadeklaruj to przełożonemu. Mając poczucie odpowiedzialności i chcąc dotrzymać słowa, łatwiej zmobilizujesz się do produktywnej pracy. Pamiętaj jednak, aby dać sobie wystarczającą ilość czasu – zbyt szybko wykonane zadanie może bowiem nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Tymczasem konieczność naniesienia poprawek czy wytłumaczenia współpracownikowi niejasnych lub niekompletnych informacji wymaga dodatkowego czasu, co idzie w parze z ryzykiem pojawienia się nadgodzin.

3. Pamiętaj o odpoczynku

Chcąc zwiększyć swoją produktywność, nie należy zapominać o kluczowym elemencie, jakim jest odpoczynek. Mózg potrzebuje odpowiedniej regeneracji. Ciężka praca i przecenianie swoich możliwości z czasem mogą powodować psychiczne i fizyczne wyczerpanie. Dzięki przerwie na lunch czy odejściu od biurka w celu rozprostowania nóg możesz zwiększyć swój poziom energii i zrelaksować się przed kolejnym zadaniem.

Jeżeli masz trudności w zarządzaniu swoimi przerwami, możesz skorzystać z modelu 90-minutowych bloków pracy z 10-15 minutami przerwy pomiędzy nimi. To pozwoli utrzymać Ci produktywność i zaangażowanie przez cały dzień. Pamiętaj także, aby w przypadku choroby pozostać w domu. Dbałość o zdrowie i systematyczna regeneracja zwiększą Twoją wydajność.

4. Zadbaj o swoje miejsce pracy

Pobudzaniu produktywności i zaangażowania sprzyja także przestrzeń, w której pracujesz. Zadbaj o to, aby Twoje biurko było uporządkowane oraz pozbądź się wszelkich rozpraszaczy. Stworzenie miłego, zachęcającego do pracy miejsca, będzie miało wpływ na Twoje samopoczucie, a w konsekwencji na to, jak dobrze będziesz radzić sobie ze wszelkimi zadaniami.

5. Nadawaj priorytety

Wykonywanie wielu zadań w jednym czasie może prowadzić do spadku produktywności. Warto zatem przypisywać obowiązki do konkretnej kategorii ważności i wykonywać je po kolei. Nadawanie priorytetów zadaniom nie tylko zaoszczędzi Twój czas, ale także ułatwi Ci wykonanie ich z bardziej zadowalającym efektem. Dobrym sposobem na zaplanowanie kolejności podejmowanych działań może być technika macierzy Eisenhowera.

6. Współpracuj z zespołem

Często zdarza się, że wykonanie danego zadania samodzielnie jest niemożliwe. Może również być tak, że będziesz potrzebować opinii lub wskazówki innej osoby. W takim przypadku nie bój się zadawać pytań i prosić o pomoc. Dzięki spojrzeniu na sprawę z perspektywy osoby niezaangażowanej w projekt możesz zyskać ważne podpowiedzi i oszczędzić czas, a w konsekwencji – rozwiązać problem na poziomie wysokiej produktywności.

7. Zmień swoje nastawienie

Aby skuteczniej i chętniej wykonywać powierzone Ci zadania, zadbaj o swoje podejście do sprawy. Wzmacniaj pozytywne nastawienie poprzez dostrzeganie pozytywnych stron swojej pracy i spróbuj odrzucić myślenie o presji czy stresie.

Więcej o redukowaniu stresu w miejscu pracy dowiesz się z tego wpisu.

Pamiętaj, że jeśli nie radzisz sobie z utrzymaniem zaangażowania czy wydajną pracą – zawsze możesz zwrócić się o pomoc do swojego menedżera. Jego doświadczenie i wiedza z pewnością ułatwią Ci podejmowanie kolejnych kroków tak, aby być jeszcze bardziej produktywnym/ produktywną. Działaj!

Masz problem z wymyślaniem innowacyjnych rozwiązań? Dowiedz się, jak pobudzić swoją kreatywność.

Konferencje online zajmują większość Twojego czasu? Przeczytaj, jak możesz w nich produktywnie uczestniczyć.

Agnieszka Kolenda

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn