Hays Poland
Informacja o ochronie prywatności kandydatów

Obowiązuje od 1 lipca 2026 r.

Jeżeli trafiłeś na tę stronę, ponieważ chcesz uzyskać dostęp do swoich preferencji marketingowych, kliknij tutaj.

Wprowadzenie

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności kandydatów wyjaśnia, w jaki sposób firma Hays gromadzi, wykorzystuje, udostępnia i chroni dane osobowe kandydatów, gdy nawiązują z nami kontakt lub gdy kontaktujemy się z nimi w związku z ofertami pracy.

Dla kogo jest przeznaczona niniejsza informacja

Niniejsza informacja o ochronie prywatności kandydatów dotyczy Ciebie, jeśli składasz aplikację firmie Hays jako kandydat do pracy stałej lub tymczasowej lub jako freelancer/kontraktor. Dotyczy ona również sytuacji, gdy Twój profil lub aplikacja zostały przekazane firmie Hays przez innego dostawcę usług rekrutacyjnych, agencję lub podobnego pośrednika.

Jeśli ubiegasz się o zatrudnienie w firmie Hays w ramach rekrutacji wewnętrznej, zapoznaj się z naszą Informacją o ochronie prywatności dotyczącą rekrutacji wewnętrznej.

Kim jesteśmy

Jako spółki tworzące Grupę Hays („my”, „nas”) jesteśmy administratorami danych, co oznacza, że decydujemy, w jaki sposób i w jakim celu Twoje dane osobowe są wykorzystywane podczas rekrutacji. W zależności od kraju, w którym mieszkasz oraz rodzaju stanowiska, o które się ubiegasz, za przetwarzanie Twoich danych osobowych mogą być odpowiedzialne różne podmioty należące do Grupy Hays.

Informacje o administratorze danych z Grupy Hays, którego dotyczy niniejsza Informacja o ochronie prywatności dla kandydatów, znajdziesz w załączniku 1 poniżej.

1. Jakie dane osobowe gromadzimy
2. Skąd pozyskujemy dane osobowe
3. W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe
4. Czym jest baza kandydatów i w jaki sposób z niej korzystamy
5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe
6. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe
7. Gdzie przekazujemy dane osobowe
8. Jakie są Twoje prawa
9. Jak skorzystać ze swoich praw i skontaktować się z nami
10. W jaki sposób wykorzystujemy zautomatyzowane procesy decyzyjne i sztuczną inteligencję
11. W jaki sposób chronimy Twoje dane osobowe
12. Aktualizacje niniejszej polityki
13. Załącznik 1

1. Jakie dane osobowe gromadzimy

Gromadzimy wyłącznie dane osobowe niezbędne do nawiązania z Tobą kontaktu w związku z ofertami pracy, w tym do oceny Twojego profilu oraz, w stosownych przypadkach, do nawiązania, administrowania i realizacji wynikających z tego stosunków umownych. Niektóre dane osobowe (takie jak Twoje CV i dane kontaktowe) są wymagane do oceny Twoich kwalifikacji i rozpatrzenia Twojej aplikacji. Jeśli nie podasz tych informacji, możemy nie być w stanie uwzględnić Twojej kandydatury na dane stanowiska lub kontynuować procesu rekrutacyjnego.

Dane osobowe podawane bezpośrednio i przez Ciebie:

• Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
• CV, historia zatrudnienia, kwalifikacje, wykształcenie
• Umiejętności, certyfikaty, członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych
• Obecne i oczekiwane wynagrodzenie oraz świadczenia lub stawka wynagrodzenia
• Listy motywacyjne, kwestionariusze, odpowiedzi z ocen
• Notatki z rozmów kwalifikacyjnych, transkrypcje spotkań i rozmów telefonicznych lub nagrania (jeśli dotyczy)
• Dane konta bankowego
• Inne informacje, które możesz nam dobrowolnie przekazać, takie jak zdjęcie, data urodzenia, obywatelstwo, informacje o najbliższych krewnych

Dane wrażliwe lub należące do kategorii szczególnej (gromadzone wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem):

• Informacje dotyczące zdrowia lub niepełnosprawności (wykorzystywane w celu zapewnienia adekwatnych dostosowań)
• Informacje dotyczące różnorodności [np. pochodzenie etniczne, płeć, orientacja seksualna, wyznanie itp.] (tylko w przypadkach dozwolonych przez prawo i pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody użytkownika)
• Dane dotyczące szczepień lub badań zdrowotnych (tylko w przypadku stanowisk, które tego wymagają)
• Sprawdzenie przeszłości kryminalnej (tylko w przypadkach dozwolonych przez prawo i w odniesieniu do stanowisk, które tego wymagają)

Dane osobowe, które zbieramy pośrednio z innych źródeł:

• Referencje i weryfikacja zatrudnienia
• Weryfikacja przeszłości (w tym prawo do pracy, weryfikacja wykształcenia/kwalifikacji) przeprowadzana przez dostawców, z którymi współpracujemy (jeśli jest to zgodne z prawem i właściwe)
• Informacje zwrotne od naszych klientów dotyczące rozmowy kwalifikacyjnej lub konkretnego stanowiska
• Opublikowany profil zawodowy (np. na LinkedIn)
• CV lub informacje dotyczące zatrudnienia przekazane nam przez inną agencję rekrutacyjną, dostawcę usług zarządzanych lub podwykonawcę rekrutacyjnego

Dane osobowe, które gromadzimy automatycznie

• Adres IP i identyfikatory urządzeń 
• Dane logowania (daty/godziny dostępu do naszej platformy) 
• Pliki cookie lub dane śledzenia, jeśli przeglądasz naszą stronę internetową, korzystasz z naszych aplikacji, korzystasz z naszych systemów rekrutacji online lub wchodzisz w interakcję z naszymi marketingowymi wiadomościami e-mail 
• Informacje o zachowaniach (np. przeglądane oferty pracy, historia interakcji) 

Należy pamiętać, że powyższa lista kategorii danych osobowych nie jest wyczerpująca i może ulec zmianie w zależności od obowiązków prawnych, naszego prawnie uzasadnionego interesu lub za Twoją wyraźną zgodą. 

2. Skąd pozyskujemy dane osobowe

W wielu przypadkach gromadzimy dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, na przykład, gdy przesyłasz swoje CV, ubiegasz się o stanowisko, komunikujesz się z nami lub w inny sposób korzystasz z naszych usług rekrutacyjnych. 

Jednak w niektórych okolicznościach możemy również otrzymywać dane osobowe o Tobie z innych źródeł, w tym: 

• od dostawców usług rekrutacyjnych, agencji lub innych pośredników, którzy przedstawiają nam Twój profil w związku z potencjalnymi ofertami pracy; 
• Twojego obecnego lub byłego pracodawcy, osób udzielających referencji lub kontaktów zawodowych, jeśli poprosiłeś ich o udostępnienie nam swoich danych lub  jeśli jest to właściwe w kontekście rekrutacji; 
• źródeł publicznie dostępnych, takich jak profesjonalne platformy networkingowe, portale z ofertami pracy, bazy talentów, strony internetowe firm lub inne źródła internetowe, w których Twoje dane osobowe są udostępniane publicznie w celach zawodowych lub rekrutacyjnych; 
• zewnętrznych dostawców usług, z którymi współpracujemy w procesie rekrutacji, na przykład dostawców usług oceny umiejętności, weryfikacji przeszłości (o ile jest to dozwolone przez prawo) lub podobnych usług.

3. W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Podstawy prawne, na których opieramy nasze działania związane z rekrutacją, mogą różnić się w zależności od kraju, w którym się znajdujesz. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie zawartej umowy, obowiązku prawnego lub naszych prawnie uzasadnionych interesów, o ile zezwalają na to obowiązujące przepisy. W przypadku niektórych czynności przetwarzania lub w jurysdykcjach, w których zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania, możemy również opierać przetwarzanie danych osobowych na  Twojej zgodzie. W takich przypadkach przysługuje Ci  prawo do wycofania wyrażonej zgody w dowolnym momencie zgodnie z obowiązującym prawem. Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych obowiązujących w kraju właściwym dla Twojej rekrutacji znajdują się w załączniku 1. 

W przypadkach, w których przetwarzanie danych osobowych opieramy na naszych prawnie uzasadnionych interesach, interesy te są przede wszystkim związane z prowadzeniem skutecznej, wysokiej jakości i odpowiedzialnej działalności rekrutacyjnej. W szczególności nasze prawnie uzasadnione interesy obejmują:

• wyszukiwanie i dopasowywanie odpowiednio wykwalifikowanych kandydatów do odpowiednich ofert pracy; 
• prowadzenie aktualnej bazy danych kandydatów w celu umożliwienia terminowego i skutecznego prowadzenia działań rekrutacyjnych; 
• poprawę jakości, dokładności i wydajności naszych technologii, usług i procesów rekrutacyjnych; 
• spełnianie oczekiwań naszych klientów poprzez przedstawianie odpowiednich kandydatów na stanowiska, które chcą obsadzić; 
• zapobieganie oszustwom, nadużyciom naszych usług oraz zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów; oraz 
• ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych. 

Cele i podstawy prawne

Masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w dowolnym momencie, jeśli podstawą przetwarzania jest nasz uzasadniony interes. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji „Jak skorzystać ze swoich praw i skontaktować się z nami”.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych stronom trzecim.

Dotyczy to również celów związanych z kalifornijską ustawą o ochronie prywatności konsumentów (California Consumer Privacy Act) oraz kalifornijską ustawą o prawach do prywatności (California Privacy Rights Act).
 

4. Czym jest baza kandydatów i w jaki sposób z niej korzystamy

Jeśli Twoje dane osobowe znajdują się w naszej bazie danych, oznacza to, że stanowią część naszej „bazy kandydatów”. Pozwala nam to na przechowywanie i aktualizowanie Twoje informacjedanych, monitorowanie przebiegu procesów rekrutacyjnych oraz rozważanie Twoją kandydatury w odniesieniu do obecnych i przyszłych ofert pracy.

Nasi konsultanci regularnie przeszukują bazę kandydatów w celu identyfikowania potencjalnie odpowiednich kandydatów do prowadzonych procesów rekrutacyjnych. Jeżeli uznamy, że dana oferta może odpowiadać Twojemu profilowi, skontaktujemy się z Tobą w celu ustalenia, czy jesteś zainteresowany udziałem w procesie rekrutacyjnym. W przypadku zainteresowania będziemy kontynuować proces rekrutacyjny. Jeżeli nie wyrazisz zainteresowania daną ofertą, Twoje dane pozostaną w bazie kandydatów, abyśmy mogli uwzględnić Twoją kandydaturę przy innych ofertach oraz nadal zapewniać wsparcie związane z rekrutacją, takie jak informacje o możliwościach szkoleniowych, raporty wynagrodzeń lub wskazówki dotyczące CV i rozmów kwalifikacyjnych.

Jeśli zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania danych, odnotujemy go i uszanujemy. W razie potrzeby możemy skontaktować się z Tobą, w celu doprecyzowania, jakich działań związanych z przetwarzaniem danych sprzeciw dotyczy.
 

5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe

Postępujemy zgodnie z Polityką przechowywania danych Grupy Hays. Twoje dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych, utrzymywania z Tobą stałych relacji lub w przypadkach, gdy posiadamy prawnie uzasadniony interes.

Przykłady uzasadnionych interesów obejmują:

• Prowadzenie rejestru decyzji rekrutacyjnych
• Rozważanie Państwa kandydatury do przyszłych stanowisk
• Spełnianie wymogów audytowych lub zgodności

Gdy dane osobowe nie są już potrzebne, są one bezpiecznie usuwane lub anonimizowane. Więcej informacji dotyczących okresów przechowywania danych, mających zastosowanie w Twoim przypadku, znajduje się w załączniku 1 poniżej.
 

6. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe:

Wymagamy od wszystkich podmiotów trzecich odpowiedniego zabezpieczania Twoich danych osobowych, przetwarzania ich wyłącznie zgodnie z instrukcjami oraz zapewniania odpowiednich zabezpieczeń.

7. Gdzie przekazujemy dane osobowe

Ponieważ jesteśmy organizacją międzynarodową, dostęp do Twoich danych lub ich przechowywanie może odbywać się w krajach poza krajem Twojego zamieszkania.

W przypadku przekazywania danych osobowych do innych państw, stosujemy co najmniej jeden z poniższych mechanizmów ochrony:

• decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony wydane przez właściwe organy,
• standardowe klauzule umowne (SCC) lub równoważne zabezpieczenia,
• inne mechanizmy transferu danych dopuszczone przez obowiązujące przepisy prawa.

W razie potrzeby przeprowadzamy oceny skutków transferu danych, w celu oceny ryzyk związanych z przekazywaniem Twoich danych osobowych oraz zapewnienia stosowania odpowiednich zabezpieczeń.

Możesz zwrócić się do nas o dodatkowe informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń.

8. Jakie są Twoje prawa

W zależności od miejsca zamieszkania przysługują Ci następujące prawa:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych,
• żądania usunięcia (z wyjątkiem przypadków, w których dalsze przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa),
• ograniczenia określonych form przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na podstawie zgody,
• niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji,
• złożenia skargi do naszego zespołu ds. ochrony danych w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych,
• złożenia skargi do lokalnego organu regulacyjnego ds. ochrony danych.

9. Jak skorzystać ze swoich praw i skontaktować się z nami

Jeśli chcesz skorzystać z przysługujących praw lub masz pytania bądź wątpliwości dotyczące sposobu wykorzystania Twoich danych osobowych, możesz skontaktować się z odpowiednim podmiotem Hays odpowiedzialnym za przetwarzanie Twoich danych osobowych. Ponieważ zakres odpowiedzialności może się różnić w zależności od kraju i charakteru Twojej współpracy relacji z nami, odpowiednie właściwe dane kontaktowe mogą się różnić.

Informacje o właściwej dla Ciebie spółce z Grupy Hays oraz jej dane kontaktowe, w tym punkty kontaktowe ds. ochrony danych, zamieszczamy w załączniku 1.

Jeżeli nie będziesz usatysfakcjonowany sposobem rozpatrzenia zgłoszenia, przysługuje Ci również prawo kontaktu z właściwym lokalnym organem nadzorczym ds. ochrony danych osobowych.

10. W jaki sposób wykorzystujemy zautomatyzowane procesy decyzyjne i sztuczną inteligencję

Nieustannie poszukujemy sposobów na doskonalenie naszych usług oraz umożliwienie naszym pracownikom znalezienia dla Ciebie oferty najlepiej dopasowanej do Twoich umiejętności i doświadczenia. Korzystamy z narzędzi automatycznych wstępną selekcję i dopasowywanie kandydatów, jednak decyzje dotyczące zatrudnienia nigdy nie są podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Każdorazowo zapewniamy udział człowieka w procesie podejmowania decyzji.

Wykorzystujemy sztuczną inteligencję przede wszystkim w celu skuteczniejszego łączenia kandydatów z odpowiednimi ofertami pracy oraz odciążenia naszych pracowników od niektórych zadań administracyjnych, aby mogli poświęcić więcej czasu na bezpośredni kontakt z Tobą i lepsze zrozumienie Twoich potrzeb. Nigdy nie wykorzystujemy sztucznej inteligencji do pełnej automatyzacji procesu rekrutacji oraz zachowujemy przejrzystość w zakresie jej stosowania w całym procesie rekrutacji.

11. W jaki sposób chronimy Twoje dane osobowe

Nieustannie ulepszamy organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych. Obejmuje to między innymi regularne szkolenia naszych pracowników, kontrolę dostępu opartą na rolach, mechanizmy wykrywania cyberzagrożeń, szyfrowanie danych, bezpieczne przechowywanie informacji oraz regularne audyty bezpieczeństwa.

12. Aktualizacje niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach lub obowiązujących przepisach prawa. Aktualna wersja polityki będzie zawsze dostępna na naszej stronie internetowej wraz z informacją o „dacie wejścia w życie”. O istotnych zmianach poinformujemy Ciebie odrębnie w razie potrzeby.

13. Załącznik 1