W ostatnim czasie wiele firm zadecydowało o przywróceniu modelu, w którym pracownicy częściej będą pojawiać się w biurze. To z kolei poskutkowało koniecznością zwiększenia wsparcia administracyjno-biurowego. W tym celu część organizacji postawiła na elastyczne rozwiązanie, które zapewni im potrzebne umiejętności i jednocześnie przyczyni się do optymalizacji kosztów. Jakie są aktualne trendy wykorzystania nowoczesnych form współpracy na stanowiskach z obszaru office support?

Koordynacja biura, zarządzanie korespondencją, obsługa recepcji, zakupy, praca z dokumentami – to tylko niektóre z zadań osób na stanowiskach administracyjno-biurowych, które umożliwiają zachowanie porządku w organizacji. Nie dziwi zatem fakt, że firmy zwracają dużą uwagę na to, aby obowiązki z tego zakresu były sprawnie realizowane. Często jest to możliwe dzięki outsourcingowi tych zadań lub pracy tymczasowej.

Nowoczesne formy współpracy na stanowiskach administracyjnych

Trend powrotu do biur zintensyfikował wśród firm potrzebę zachowania ciągłości pracy administracyjno-biurowej. Jednak z uwagi na wciąż niejednoznaczną sytuację na rynku, wiele decyzji kadrowych podejmowanych jest pod znakiem elastyczności i optymalizacji kosztów. Wówczas często stosowanym rozwiązaniem jest outsourcing lub zatrudnienie pracowników tymczasowych. Pozwala to w szybkim tempie zapewnić organizacji realizację powierzonych procesów lub potrzebne umiejętności i jednocześnie rozsądnie zarządzić budżetem.

Jakich pracowników tymczasowych poszukują pracodawcy?

Chociaż nowoczesne formy współpracy w obszarze administracyjno-biurowym coraz częściej przyjmują formę oustsourcingu, to nadal pod względem popularności prym wiedzie praca tymczasowa. Jest to rozwiązanie, w ramach którego organizacja, współpracując z agencją pracy tymczasowej, pozyskuje pracownika lub pracowników, którzy wykonują zadania pod kierownictwem i nadzorem firmy użytkownika. Procesy rekrutacyjne prowadzone w tym kierunku dotyczą najczęściej stanowisk recepcyjnych, koordynatorów biur, asystenckich – np. zarządu – i tych z obszaru office support.

To, co liczy się najbardziej w rekrutacji pracowników tymczasowych, to kompetencje miękkie. Pracodawcy wychodzą bowiem z założenia, że doświadczenie czy wiedzę zawsze można zdobyć, ale zdolności komunikacyjne i organizacyjne, zaangażowanie oraz proaktywność powinny być podstawą u osób ubiegających się o podobne stanowiska.

W cenie będzie także łatwość budowania relacji, wysoka kultura osobista, pozytywne i otwarte nastawienie oraz znajomość języków obcych. Przy czym warto zaznaczyć, że język angielski jest traktowany jako absolutna podstawa. Bardzo ważna będzie zatem znajomość dodatkowo francuskiego, włoskiego, niekiedy niemieckiego.

Plan: weryfikacja, projekt, przejęcie

W większości przypadków projekty z tego obszaru – w ramach pracy tymczasowej – zakładają 3 etapy współpracy. Początkowo są to zazwyczaj 3 miesiące wdrożenia i weryfikacji kwalifikacji eksperta. Jeśli okres ten przebiegnie pomyślnie, to projekt przedłuża się, przy czym maksymalnie cały okres oddelegowania przez agencję pracy tymczasowej danego eksperta wynosi 18 miesięcy.

Jeśli firma i oddelegowany ekspert są zadowoleni ze współpracy, możliwe jest przyjęcie go na stałe bezpośrednio do struktur firmy, czemu towarzyszy rozszerzenie jego zakresu obowiązków. Tak też się zazwyczaj dzieje w praktyce – jako Hays bardzo rzadko obserwujemy sytuacje, w których firma nie przedłuża współpracy z ekspertem, zatrudniając go bezpośrednio po upływie maksymalnego okresu oddelegowania przez agencję pracy tymczasowej. Jeśli przebiega ona pomyślnie, to rezygnowanie ze sprawdzonego pracownika z cennymi kompetencjami i znajomością firmy nie znajduje uzasadnienia.

Jak stworzyć atrakcyjną ofertę?

Pozyskanie najlepszych kandydatów do pracy tymczasowej nie zawsze jest łatwe. Chcąc przyciągnąć eksperta do projektu w obszarze administracyjnym lub biurowym, kluczowe jest przygotowanie oferty, która będzie podkreślać korzyści realnie atrakcyjne dla przedstawicieli stanowisk z tego obszaru. Co warto wiedzieć o profilu takiego eksperta?

Obszar administracyjno-biurowy przyciąga uwagę szczególnie młodych osób, które szukają pierwszych doświadczeń zawodowych. Role z tego obszaru są dla nich ciekawe, ponieważ umożliwiają rozwijanie uniwersalnych kompetencji. Przykładowo praca na recepcji uczy wielozadaniowości, dopasowania podejścia i komunikacji do konkretnego klienta oraz asertywności. W dużej mierze wykorzystuje także umiejętność pracy pod presją czasu, elastyczność, budowanie relacji i priorytetyzowanie zadań. Są to obszary przydatne w wielu sytuacjach – nie tylko zawodowych, co bez wątpienia watro podkreślić prowadząc rekrutację.

To, na czym warto się jeszcze skupić, aby zyskać uwagę najlepszych kandydatów, to możliwości rozwoju. Stanowiska biurowe bardzo często postrzegane są jako „trampolina” w karierze – np. rozpoczynając jako recepcjonistka_ recepcjonista, drogą rozwoju i awansów, można dojść do roli menedżerki_ menedżera biura.

WSKAZÓWKA:

Warto pamiętać, że ścieżka rozwoju osoby, która zdobyła doświadczenie w dziale administracyjno-biurowym nie musi być jednoznaczna. Zdarza się, że osoba pracująca np. jako asystent biura, po bezpośrednim zatrudnieniu u pracodawcy użytkownika (klienta agencji pracy tymczasowej), kontynuuje swoją karierę np. w dziale HR. Wynika to z faktu, iż praca administracyjno-biurowa pozwala doskonale poznać firmę i jej pracowników. Niewątpliwie warto się nad tym pochylić, gdyż może przynieść to wiele korzyści – zarówno dla organizacji, jak i eksperta.

Szukasz eksperta na stanowisko administracyjne? Zleć rekrutację, pozyskamy najlepszych kandydatów!

Dowiedz się więcej na temat nowoczesnych form współpracy. Pobierz kompleksowy raport.

Edyta Anek

Senior Consultant w Hays Poland
Profil autorki na LinkedIn