Ważną umiejętnością, którą powinien posiadać każdy lider zespołu, jest delegowanie zadań. Jak się jednak okazuje, nie jest to praktyka, którą stosują wszyscy menedżerowie. Tymczasem jest to kluczowe, ponieważ sprzyja rozwojowi i produktywności wszystkich członków zespołu, a w tym – samego szefa. Pozwala również zwiększyć zaangażowanie pracowników i służy menedżerom w udoskonalaniu ich kompetencji miękkich. Jak zatem skutecznie delegować zadania?

Efektywne zarządzanie zespołem jest ściśle związane z delegowaniem zadań podwładnym. Wielu menedżerów nie praktykuje jednak tego rozwiązania lub robi to zbyt rzadko, np. ze względu nadmiernej potrzeby samodzielnego działania lub braku zaufania wobec zespołu. W takich przypadkach warto zrozumieć korzyści delegowania zadań i stopniowo wprowadzać tę zasadę. Od czego zacząć?

1. Wybierz odpowiednią osobę

Aby skutecznie delegować zadania, każdorazowo pamiętaj o ich analizie. Zastanów się, który z pracowników ma właściwe kompetencje i wiedzę odpowiadające charakterowi danego projektu. Ustal także, czy podwładny w danym okresie będzie dysponował czasem na realizację dodatkowych przedsięwzięć. Ważne w tym przypadku będzie również zaufanie do pracownika, które warto stale budować poprzez szczerą komunikację.

2. Nakreśl kontekst

Wielu menedżerów ma trudność z delegowaniem zadań ze względu na niepewność wobec rezultatów działań podjętych przez pracownika. Aby utwierdzić się w przekonaniu, że podwładny jak najlepiej zrozumie i wykona zadanie – porozmawiaj z nim o swoich oczekiwaniach i przedstaw cel oraz szczegóły projektu. Zagwarantuj mu wsparcie, a także wspólnie uzgodnijcie ramy czasowe wykonania zadania.

Aby zmotywować pracownika, możesz także skorzystać z języka korzyści: zaprezentuj, czego może nauczyć go to zadanie, a także które kompetencje dzięki temu podszkoli. Wizja samorozwoju może bowiem stanowić dodatkowy impuls do działania.

3. Monitoruj postępy

Aby upewnić się, że pracownik dobrze radzi sobie z powierzonym mu zadaniem, co pewien czas analizuj jego postępy. Pamiętaj, aby nie rozwiązywać ewentualnych problemów, a jedynie nakierowywać podwładnego na możliwe rozwiązania. Otwórz się na potencjalne pytania, zapewnij wsparcie oraz swobodę w działaniu. Poczucie niezależności może bowiem sprawić, że pracownik poradzi sobie z projektem lepiej, niż oczekiwałeś/ oczekiwałaś.

Pamiętaj jednak, aby zachować rozwagę i nie kontrolować pracownika na każdym etapie wykonywanego zadania. Wówczas może przynieść to niechciane rezultaty – utratę zaufania lub poczucie niedocenienia przez podwładnego.

4. Udziel informacji zwrotnej

Aby odpowiednio zakończyć proces delegowania zadań, nie zapominaj o feedbacku. Informacja zwrotna od przełożonego stanowi ogromną wartość dla pracowników i pozwala na doskonalenie swoich działań. Pamiętaj o szczerości i jednoznaczności oraz spersonalizowaniu swojego komunikatu. Dzięki temu podwładny będzie mógł ulepszyć swoją pracę przy okazji kolejnych zadań.

Dlaczego delegowanie zadań jest ważne?

Podział i delegowanie zadań w zespole ma obopólne korzyści. Dla menedżerów jest to możliwość skupienia się na swoich obowiązkach i samorozwoju, a także budowania zaufania oraz partnerskich relacji z podwładnymi. Pracownikom może to z kolei pomóc w doskonaleniu swoich kompetencji, zwiększeniu samodzielności oraz wykorzystywaniu potencjału.

Warto zauważyć, że podwładni mający szansę rozwijać się dzięki zadaniom od menedżera – chętniej pozostaną w organizacji na dłużej. Jest to szczególnie ważne ze względu na wysoką dynamikę sytuacji na rynku pracy oraz możliwą, podwyższoną rotację w organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze możesz zadbać o rozwój swoich podwładnych? Zajrzyj tutaj.

Czy Twoja organizacja zapewnia pracownikom programy talentowe? Przeczytaj, jak i dlaczego warto je wprowadzić.

Aleksandra Tyszkiewicz

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn