Otrzymanie wypowiedzenia od pracownika często wiąże się z zaskoczeniem i negatywnymi emocjami. Jest to jednak sytuacja, w której należy wykazać się profesjonalizmem i spokojem. Jak najlepiej wówczas postąpić?
Firma może zareagować na chęć odejścia pracownika w dwojaki sposób – akceptując jego decyzję lub próbując go zatrzymać.
- Skonsultuj potencjalną kontrofertę dla pracownika
Zastanów się, co w danej sytuacji będzie najkorzystniejsze dla zespołu i organizacji. Warto przeanalizować poziom zadowolenia z dotychczasowej współpracy, profil pracownika i to jak trudne do pozyskania są jego kompetencje, a także aktualne możliwości organizacji. Szczególną uwagę poświęć czynnikom finansowym, gdyż to właśnie wynagrodzenie pozostaje głównym powodem zmiany pracy, a niezadowolenie z tego aspektu mogło popchnąć pracownika do podjęcia takiej decyzji.
W zależności od struktury firmy i obowiązujących ścieżek decyzyjnych, kolejne kroki warto uzgodnić z dyrektorem działu, szefem zespołu HR lub zarządem. Skutecznym sposobem na zatrzymanie pracownika jest podwyższenie jego wynagrodzenia lub awans. Upewnij się zatem, na jaką kwotę firma mogłaby sobie pozwolić oraz czy taka kontroferta nie zaburzyłaby obowiązujących siatek wynagrodzeń.
W rozmowie z osobą decyzyjną może się jednak okazać, że organizacja ma wątpliwości co do pracy zatrudnionego lub nie widzi możliwości wdrożenia zmian, które mogłyby go usatysfakcjonować, np. podwyższenia wynagrodzenia, przeniesienia go do innego działu czy szybszego awansowania.
Jeśli jednak po analizie wszystkich czynników zapadnie decyzja o złożeniu kontroferty, to na taką rozmowę warto umówić się jak najszybciej po otrzymaniu wypowiedzenia od pracownika. Wtedy prawdopodobieństwo, że będzie on skłonny jeszcze zmienić zdanie, jest zdecydowanie większe.
- Zaproponuj spotkanie
Nawet jeśli firma nie planuje zaproponować odchodzącemu pracownikowi kontroferty lub nie jest ona jeszcze potwierdzona, i tak zaproś pracownika na dodatkowe, indywidualne spotkanie. Szczera rozmowa pozwoli Ci poznać jego motywacje i potrzeby. Powody decyzji o zmianie pracy mogą być w końcu różne, nie tylko finansowe. Może bowiem okazać się, że pracownik oczekuje od organizacji innej reakcji, np. rozwiązania konfliktu lub zmniejszenia nakładu pracy. W każdym przypadku warto więc dogłębnie poznać i zrozumieć perspektywę zatrudnionego.
Najlepiej będzie, jeśli rozmowa odbędzie się po tym, jak opadną już pierwsze negatywne emocje – stres, niepokój czy poczucie niemiłego zaskoczenia. Jednocześnie nie przeciągaj terminu spotkania o dni czy tygodnie.
- Zachowaj otwartą i spokojną postawę
Podczas spotkania z pracownikiem najpierw dokładnie go wysłuchaj. Wykazuj się ciekawością i wnikliwością, zadając mu pytania o powód złożenia wypowiedzenia, nawet jeśli powiedział lub napisał to wcześniej. Bezpośrednia, szczera rozmowa na żywo będzie z pewnością skuteczniejsza. Niezależnie od tego, co powie – a mogą do być również trudne rzeczy – należy wykazać się opanowaną postawą.
- Spróbuj odpowiedzieć na potrzeby pracownika
W zależności od powodu odejścia zatrudnionego, podejmij odpowiednie działania. Może bowiem okazać się, że w oczach pracownika dany problem jest znacznie większy niż mogło się wydawać, a w rzeczywistości można go sprawnie rozwiązać. Np. jeśli powodem odejścia jest konflikt – przyjmij rolę arbitra. Jeśli stres i wypalenie – być może uda się odciążyć pracownika?
Jeśli jednak głównym powodem okażą się pieniądze i masz możliwość złożenia kontroferty, przedstaw wcześniej uzgodnioną ofertę firmy i wykorzystując język korzyści, spróbuj przekonać go do zostania w organizacji.
W przypadku gdy organizacja zaakceptowała odejście pracownika i nie przygotowała dla niego kontroferty, potraktuj Wasze spotkanie jako okazję do zadbania o relacje i uzyskania cennych wskazówek na przyszłość, które być może ułatwią uniknąć rotacji w zespole.
- Dopełnij formalności lub uruchom rekrutację
Jeśli firma złożyła pracownikowi kontrofertę, daj mu czas na przemyślenie ostatecznej decyzji. Nie naciskaj na szybszą odpowiedź i zapewnij, że zawsze może zadać dodatkowe pytania.
W przypadku gdy pracownik przyjmie ofertę firmy – pogratuluj sobie skutecznych negocjacji i zadbaj o to, aby sprawnie otrzymał nowe dokumenty do podpisania. Zadbaj również o to, aby Wasze relacje i współpraca zespołowa nie uległy pogorszeniu.
Jeśli jednak pracownik odrzucił kontrofertę, z wyrozumiałością zaakceptuj jego decyzję i wyciągnij lekcję na przyszłość. Poznaj również jego potrzeby w kontekście terminu odejścia z pracy – wielu pracodawców idzie bowiem swoim zatrudnionym „na rękę”, umożliwiając wcześniejsze rozwiązanie umowy, tak, aby szybciej mogli dołączyć do nowej organizacji.
Ponadto sprawnie uruchom nową rekrutację, aby uniknąć przestoju na stanowisku. Dopilnuj, aby odchodzący członek zespołu zamknął wszystkie projekty przed zakończeniem współpracy i podejmij kroki niezbędne do przeprowadzenia Exit Interview.
Jak zminimalizować ryzyko dużej rotacji pracowników?
Odejścia pracowników z firm są naturalnym zjawiskiem i mogą wynikać z wielu czynników. Alarmujące jest jednak to, gdy w krótkim czasie rezygnacje się nawarstwiają. Aby nie dopuścić do takich sytuacji, kluczowe są regularne, bezpośrednie rozmowy z pracownikami na temat ich potrzeb i samopoczucia w miejscu pracy. Skuteczne będą również anonimowe ankiety satysfakcji i organizowanie spotkań, podczas których zatrudnieni mogą dzielić się swoimi pomysłami oraz wspólnie rozwijać kulturę organizacyjną.
Chcesz, aby w Twojej firmie dobrze się pracowało? Możemy pomóc.
Potrzebujesz wsparcia w rekrutacji? Zleć nam projekt.
