Exit interview

Otrzymanie wypowiedzenia od pracownika często wiąże się z zaskoczeniem i negatywnymi emocjami. Oczywiście należy zachować spokój i zaplanować dalsze działania – zlecić proces rekrutacyjny, zająć się przygotowaniem odpowiednich dokumentów, itd. W chaosie stresu i planów na przyszłość nie należy jednak zapomnieć o odchodzącym pracowniku. Warto umówić się z nim na rozmowę, w trakcie której spokojnie wytłumaczy, dlaczego odchodzi, jaka jest jego opinia na temat firmy i czy dostrzega elementy wymagające poprawy. Temu właśnie służy tzw. exit interview. Jest źródłem nieocenionej wiedzy na temat funkcjonowania organizacji.

WSKAZÓWKI

Należy przygotować się na to, że możemy usłyszeć rzeczy nieprzyjemne. Być może wydaje się Państwu, że zatrudnieni pracownicy są zadowoleni, usatysfakcjonowani i zmotywowani. Może to jednak być złudzeniem albo przejawem nadmiernego optymizmu. Oto kilka wskazówek, które pomogą usprawnić ten proces: 
• Kontakt bezpośredni jest najlepszy. Więcej można dowiedzieć się z rozmowy w cztery oczy, niż z pisemnego kwestionariusza. 
• Należy opracować plan rozmowy. Zastanowić się, jakie informacje chcecie Państwo uzyskać. 
• Przede wszystkim należy zapytać o powody odejścia. 
• Jeśli powodem jest konflikt, warto go rozwiązać i przyjąć rolę arbitra. 
• Jeśli z odchodzącą osobą wiążą Państwa silne emocje lub jeśli jej odejście jest dla Państwa szczególnie stresogenne, to rozmowę powinien przeprowadzić ktoś inny. Należy poprosić o to kogoś niezwiązanego z sytuacją, godnego zaufania i kontaktowego. 
• W obliczu nieprzyjemnych informacji nie należy przyjmować postawy defensywnej, obwiniać rozmówcę za wymieniane przez niego problemy lub reagować złością. W tym, co mówi odchodzący pracownik jest najprawdopodobniej wiele prawdy. 
• Warto dowiedzieć się co, jeśli w ogóle, byłoby w stanie przekonać pracownika do pozostania w firmie. 
• Należy zachęcić pracownika do omówienia tego, co wniósł do firmy, jakie odniósł sukcesy na dotychczasowym stanowisku i jaka osoba najlepiej by go na nim zastąpiła. 
• Warto zapytać się, co najbardziej i najmniej podobało mu się w jego roli. 
• Należy poznać zdanie pracownika o wynagrodzeniu i pakiecie benefitów oraz zapytać o to, co oferuje jego nowy pracodawca. Proszę jednak pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku omawiania szczegółów warunków zatrudnienia w nowej firmie. 
• Warto również zapytać o aspekty pracy w organizacji, które wymagają poprawy i możliwe rozwiązania.

CZEGO MOŻNA SIĘ DOWIEDZIEĆ? 

Rozmowy końcowe mogą być nieocenionym źródłem cennych informacji. Można je wykorzystać do poprawy atmosfery lub środowiska pracy w firmie oraz zapobiegania kolejnym odejściom. Rozmowy końcowe są również okazją do osiągnięcia porozumienia i zażegnania konfliktów personalnych. Ich celem nie jest przekonanie każdego rozmówcy do zmiany decyzji i pozostania w firmie. Jest natomiast formą okazania szacunku jemu oraz jego decyzji. Szansa przeprowadzenia szczerej rozmowy może sprawić, że bez względu na słuszność swoich uwag, nie będą skłonni odradzać pracy w firmie i negatywnie wpływać na jej wizerunek. Śledząc rezultaty rozmów końcowych, z czasem zaczniecie Państwo identyfikować trendy w przyczynach odejścia z firmy. Możliwe będzie stwierdzenie, czy na pewnych stanowiskach lub w działach występują problemy z zarządzaniem i czy oferowane wynagrodzenie jest współmierne do tego oferowanego przez konkurencję.

Tyle dobrego można uzyskać z tej sytuacji. Jednak warto postarać się, aby tego typu informacje były pozyskiwane również z innych źródeł. Najlepszym rozwiązaniem jest odbywanie regularnych rozmów z pracownikami, zarówno nieformalnych, jak i formalnych, przeprowadzanie ocen i dawanie pracownikom częstych możliwości otwartej wypowiedzi. Jeśli będziecie Państwo pochylać się nad problemami dopiero w trakcie rozmowy końcowej, to może się to zakończyć trudnym kryzysem kadrowym.